Costi nascosti, abbonamenti e calcoli ROI per gli utenti delle virtual dataroom

Il recente rapporto sulle minacce della cyber sicurezza di CrowdStrike rivela che, nel 2025, gli hacker stanno imparando come sfruttare l’intelligenza artificiale (IA) per infiltrare aziende, ben oltre 320 solo negli ultimi 365 giorni. Secondo il report, tra i tanti attacchi digitali, le intrusioni nel cloud sono aumentate del 136% e le minacce sono sempre più veloci, con una che è durata appena 51 secondi. Tutti i segni puntano ad una realtà: gli hacker stanno prendendo di mira le imprese e non più i cittadini privati.

Per questo, è indispensabile dotarsi degli strumenti tecnologici più innovativi. Come le stanze virtuali, anche conosciute con l’acronimo di VDR. Queste stanze sono un’ottima soluzione per condividere documenti, gestire file privati e modificare dati sensibili lontano da occhi indiscreti. Con un accesso garantito solo agli utenti autorizzati, le virtual data room sono perfette per aziende che trattano informazioni sensibili.  Però, le VDR sono sempre un costo per le aziende ed è importante valutare il proprio budget e i prezzi data room prima di implementare questo strumento.

Gli abbonamenti data rooms per le imprese

Ogni fornitore di VDR ha diversi piani di abbonamento per i suoi utenti, così come ha diversi livelli di prezzi. Ogni livello ha i suoi vantaggi, il suo numero di accessi garantiti e le sue impostazioni predefinite. I modelli di pagamento sono diversi e dipendono dal data room provider. I modelli più comuni sono quattro.

1. Pagamento per pagina e al mese.

In questo modo, il provider fa pagare l’abbonato in base al numero di file archiviati. Oltre a questo costo fisso, il fornitore dà la possibilità di aggiungere file extra ad un costo aggiuntivo. Di solito, questo modello di pagamento ha un costo che varia tra i $0,40 e $0,80. È importante notare che ogni piattaforma può contare le pagine in modo diverso, spesso dando più peso (e quindi più costo) ai file che non sono PDF.

Questa opzione di pagamento è ideale per le piccole aziende o comunque per quelle che hanno un piccolo flusso di documenti e a cui serve una soluzione a breve termine. Infatti, questo modello può essere imprevedibile e non è sempre possibile calcolare il ROI o il budget.

2. Prezzo data room virtuale per utente

Come abbiamo visto, con le VDR è possibile decidere chi ha accesso alla stanza virtuale, quali azioni può intraprendere (solo visualizzazione, modifica, download) e per quanto. Con questo piano tariffario, il costo mensile dipende proprio da quanti utenti usano la data room online. In questo caso, il prezzo dipende dal numero di utenti attivi e non solo per chi visualizza i documenti della VDR. Però, ci può essere un data room provider che calcola anche gli utenti amministrativi, quindi è sempre meglio controllare le clausole.

Il costo di questo abbonamento è molto variabile, con alcuni piani che possono partire da $15 per arrivare anche fino a $150 per utente al mese. Dato che il costo è calcolato per numero di utenti, questa soluzione è raccomandata per le imprese che hanno un budget da dedicare solo alle data rooms.

3. Abbonamento per capacità di archiviazione

Questo costo varia in base al numero di GB della VDR. In teoria, l’utente paga in base ai GB usati e non in base a uno spazio di archiviazione specifico. Quindi, questa tipologia di piano tariffario è utile per le aziende che non hanno bisogno di una data room virtuale e che non gestiscono file pesanti, in particolare gli audio oppure i video.

4. I piani fissi mensili

Un po’ come i piani telefonici o di Internet, con questi abbonamenti le imprese hanno un costo fisso al mese. Ogni livello di costo ha dei limiti, ad esempio nel numero di utenti o di GB, e dei vantaggi. Questo abbonamento di virtual dataroom è il più diffuso perchè è anche tra i più flessibili. Con i diversi livelli di costo, sia le aziende più piccole che quelle più grandi possono godere dei benefici delle VDR. Ovviamente, il costo dipende dal fornitore, con opzioni minime come $10 fino a migliaia di dollari al mese. Tra i criteri che fanno la differenza ci sono il numero di utenti, la capacità di archiviazione e le funzionalità.

Esistono dei piani tariffari misti per le data room online?

Sì, ci sono provider che forniscono soluzioni ibride, per permettere agli utenti di personalizzare al massimo la propria esperienza con le VDR. Ad esempio, ci sono abbonamenti che hanno un costo mensile ed un prezzo per ogni utenti, altri che costi per numero di utenti e per GB. Tutto dipende da cosa serve all’impresa e cosa conviene, ovviamente.

Quindi, i prezzi data room sono molto variabili. Ma esistono costi nascosti?

VDR: i costi che non ti aspetti

Più che prezzi misteriosi, si tratta di costi inaspettati. Soprattutto quando non si fanno bene i conti. Infatti, caratteristiche e funzionalità aggiuntive hanno un costo extra ed è facile dimenticarlo finchè non si riceve la fattura a fine mese. Ci possono anche essere canoni extra per impostazioni specifiche come gli strumenti di report, analisi, servizi premium o di archiviazione. Per evitare spiacevoli sorprese, è utile leggere tutte le note e le clausole prima di sottoscrivere un abbonamento a una data room M&A.

Altrettanto importante è conoscere il proprio budget e, se necessario, se è possibile superarlo e di quanto.

Cos’è il calcolo del ROI

Anche conosciuto come Return of Investment, questa formula aiuta a misurare quanto un investimento sia redditizio. Insomma, se vale la pena o meno investire in una data room. La formula matematica è: Guadagno-Investimento/Investimento*100. Quindi, si divide il profitto per il costo, per poi moltiplicare il numero per 100 ed ottenere la percentuale. Il ROI è un modo utile per calcolare la redditività di un abbonamento data room e anche per confrontare diversi investimenti per capire quale conviene di più.

È indubbio che, quando si parla di cyber sicurezza, le VDR sono uno strumento utile. E, prendendo del tempo per confrontare i diversi costi e piani di abbonamento, è possibile trovare la soluzione più giusta per ogni azienda.

Staff Infofranchising.it